Organizar un evento y saber quién viene

Un evento es cualquier actividad del club fuera de los entrenamientos: una fiesta, una salida, una concentración, una presentación. Al publicarlo, las familias lo ven en su portal y les llega un correo; si pides que confirmen si van, cada familia dice si va cada hijo y tú ves la lista.

• Ser de la administración del club o director técnico.
• Los grupos creados, si el evento es solo para un grupo.

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   Paso 1:

   Crear un evento

   El botón «Nuevo evento» abre el formulario. Lo pueden usar la administración del club y el director técnico.

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   Paso 2:

   Qué tipo de evento es

   Elige fiesta, salida, concentración, presentación, asamblea u otro. Al elegirlo se rellena un título y una descripción de ejemplo que puedes cambiar, y se marca si se pide que confirmen si van.

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   Paso 3:

   Título y descripción

   El título es lo que verán las familias en el portal y en el correo. En la descripción cuenta lo que haga falta: qué es, qué llevar. Si el evento se paga, cóbralo aparte con «Nuevo cobro puntual» en Dinero.

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   Paso 4:

   Cuándo

   Cuándo empieza y, si quieres, cuándo termina. La hora es siempre la del club, aunque lo escribas desde otro sitio.

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   Paso 5:

   Dónde

   El sitio y, si quieres, el enlace al mapa (una dirección que empiece por https://), para que las familias lleguen sin perderse.

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   Paso 6:

   Quién lo ve y quién va

   Elige si lo ven todas las familias, solo las de un grupo o solo la administración. Marca «Pedir que confirmen si van» para que cada familia diga si va cada hijo, y pon las plazas si hay límite. Con «Publicado» se avisa por correo una sola vez a las familias; con «Borrador» lo guardas sin que lo vea nadie.

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   Paso 7:

   Quién va

   Si pediste que confirmen si van, aquí tienes cuántos van, cuántos no y cuántos tal vez, las plazas que quedan y la lista con el nombre de cada uno y la nota que haya dejado la familia.

Al publicarlo, sale UN correo a las familias (al padre, la madre o quien pague; nunca al correo de un menor) con un botón para responder. Las familias de los grupos que tengan apagados los avisos de eventos no reciben el correo, pero lo ven en el portal. Las respuestas van llegando a la ficha del evento.

Una familia dice que no le ha llegado el correo

Mira que el socio tenga a alguien que pague o un tutor con correo, y que su grupo no tenga apagados los avisos de eventos (Socios → Grupos). Aunque no le llegue el correo, el evento le sale en su portal, en «Eventos».

He publicado y luego he corregido una errata: ¿les llega otro correo?

No. El correo de «Nuevo evento» sale una sola vez. Solo se vuelve a escribir a las familias si cambias la fecha o cancelas el evento, y solo a las de quienes dijeron que iban.

El evento se paga

Cobra aparte con «Nuevo cobro puntual» en Dinero: el evento no cobra. Puedes poner el precio en la descripción.

Ya no quedan plazas y alguien quiere apuntarse

Cuando se llenan las plazas, «Va» sale apagado en el portal. Si subes las plazas desde «Editar», se vuelve a poder.