Importar tus socios desde Excel

Si el club ya llevaba sus socios en un Excel, no hace falta darlos de alta uno a uno: subes el archivo y entran todos de una vez, con su grupo, su cuota y los datos de su tutor. Antes de importar ves qué va a pasar con cada fila. Si después ves que te has equivocado, puedes deshacer la importación mientras ninguno de esos socios tenga cobros.

• Ser el administrador del club.
• La lista de socios en Excel (.xlsx) o en .csv, con una fila por socio y los nombres de las columnas en la primera fila.
• De cada socio, como mínimo, el nombre y la fecha de nacimiento (dd/mm/aaaa, por ejemplo 05/03/2015). Sin fecha no se sabe si es menor, y un menor tiene que entrar con su tutor.
• De cada menor, el correo de su madre, padre o tutor. Es quien recibirá los correos del club y entrará al portal.
• Si quieres que entren ya en su grupo o con su cuota, tener los grupos y las cuotas creados antes, con el mismo nombre que en tu Excel.

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   Paso 1:

   La plantilla

   Pulsa «Descargar la plantilla» para tener un Excel con las columnas que entiende Competia: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, sexo (H o M), DNI, correo, teléfono, grupo, cuota y los datos del tutor. Copia ahí tus socios o pon a tus columnas esos mismos nombres.

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   Paso 2:

   Prepara tu Excel

   Lo más fácil es copiar tus socios en la plantilla. Si prefieres usar tu propio Excel, pon en la primera fila estos nombres de columna: Nombre, Apellidos, Fecha de nacimiento, Sexo, DNI, Email, Teléfono, Número de socio, Grupo, Cuota, Alergias, Condiciones médicas, Nombre del tutor, Email del tutor y Teléfono del tutor. Las que no tengas, déjalas fuera. En «Sexo» escribe H (hombre) o M (mujer).

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   Paso 3:

   Sube el archivo

   Arrastra el archivo o pulsa para elegirlo. Vale el Excel tal cual (.xlsx) o un .csv. Hasta 2.000 socios por archivo.

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   Paso 4:

   Para no repetir a nadie

   Elige cómo reconocer a quien ya está en el club: por número de socio, por DNI o por correo. Si ya está, se actualizan solo las casillas que traen algo; una casilla vacía no borra nada.

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   Paso 5:

   Qué hay en cada columna

   Competia lee la primera fila y rellena qué dato hay en cada columna. Revisa que esté bien y cambia lo que no. El nombre y la fecha de nacimiento son obligatorios.

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   Paso 6:

   Revisa antes de importar

   Verás cuántos socios son nuevos, cuántos se actualizan (y qué cambia en cada uno) y qué filas tienen un error y por qué. Las filas con error no se importan: corrígelas en tu archivo y vuelve a subirlo.

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   Paso 7:

   Importa

   Pulsa «Importar». Los socios entran poco a poco y ves una barra con lo que va. No cierres la página hasta que acabe; si se corta, lo que ya había entrado se queda apuntado en el informe y lo puedes deshacer.

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   Paso 8:

   El informe

   Al terminar ves el resultado fila a fila. Desde aquí puedes mandar a las familias el correo para entrar al portal («Enviar acceso a los importados que aún no han entrado») o, si te has equivocado, «Deshacer importación» mientras nadie tenga cobros.

Los socios nuevos entran como activos, en su grupo y con su cuota o concepto, y a cada familia se le crea su cuenta del portal, pero todavía no se le manda ningún correo. Cuando quieras que entren, pulsa «Enviar acceso a los importados que aún no han entrado»: verás la lista de familias y les llegará un correo para crear su contraseña (uno por familia, aunque tenga varios hijos). Si tu Excel traía alergias o enfermedades, se guardan como pendientes: la primera vez que la familia entra al portal se le pide permiso, y si dice que no, se borran.

Las tildes y las eñes salen como «�»

Ya no debería pasar: Competia reconoce el .csv que guarda Excel en español. Si aun así salen mal, sube el Excel tal cual (.xlsx) en lugar del .csv.

Al abrir la plantilla en Excel sale todo en una sola columna

La plantilla nueva va separada por punto y coma, que es lo que espera el Excel en español. Si tienes una plantilla antigua, descárgala de nuevo.

Me dice «Falta la fecha de nacimiento» o que no la entiende

La fecha de nacimiento es obligatoria. Escríbela como dd/mm/aaaa, con el año de cuatro cifras (05/03/2015, no 05/03/15). Si en Excel la columna tiene formato de fecha, también vale.

Un niño me sale como si fuera adulto, o al revés

Competia lo decide por la fecha de nacimiento. Si un menor trae su correo en la columna «Email» y ninguno de tutor, ese correo se usa como el de su madre, padre o tutor.

Me dice «Repetida: igual que la fila…»

Hay dos filas de la misma persona en tu archivo (mismo número de socio, DNI, o nombre y fecha de nacimiento). Se importa la primera; borra la otra si sobra.

Me dice «Ya hay un socio con este DNI» o «con este nombre y esta fecha de nacimiento»

Esa persona ya está en el club. Si quieres actualizar sus datos con los del Excel, vuelve atrás y elige reconocer a los socios «por DNI».

El grupo «…» no existe en el club

El nombre del grupo de tu Excel no coincide con ninguno de los grupos del club. El socio entra sin grupo; créalo con ese nombre o cambia la celda y vuelve a importar (ya no se repetirá, solo se actualizará).

He importado lo que no era

Pulsa «Deshacer importación» en el informe o en «Importaciones anteriores». Se borran los socios que creó esa importación, siempre que ninguno tenga cobros. Los cambios en socios que ya existían no se deshacen.